Dienstfahrt mit dem Privatauto abrechnen

0,30 € pro Kilometer pauschal

Für Fahrten mit dem eigenen Pkw im Rahmen einer beruflichen Auswärtstätigkeit gilt nach dem Bundesreisekostengesetz ein Satz von 0,30 € je gefahrenem Kilometer, für Motorrad und Motorroller 0,20 €. Anders als bei der Entfernungspauschale zählen Hin- und Rückweg und jeder tatsächlich gefahrene Kilometer.

Die Pauschale deckt Sprit, Wertverlust, Versicherung, Steuer und Verschleiß ab. Parkgebühren, Maut und Fährkosten sind gesondert erstattungsfähig. Mitfahrende Kollegen erhöhen den Satz nicht; ein Zuschlag pro Mitfahrer existiert steuerlich nicht mehr. Dauert die Auswärtstätigkeit mehr als 8 Stunden, kommt zusätzlich die Verpflegungspauschale hinzu: 14 € für mehr als 8 Stunden Abwesenheit, 28 € für einen vollen Kalendertag.

Ob 0,30 € die eigenen Kosten decken, hängt vom Auto ab. Allein die Spritkosten liegen bei 7,5 l/100 km und 2,15 €/l schon bei gut 16 Cent je Kilometer; der Rest muss Wertverlust, Versicherung und Werkstatt tragen. Was ein Kilometer insgesamt kostet, steht unter Kosten pro Kilometer.

Tatsächliche Kosten pro Kilometer nachweisen

Statt der Pauschale dürfen die tatsächlichen Kosten angesetzt werden. Dafür werden alle Kosten des Autos über einen Zeitraum von zwölf Monaten erfasst und durch die gesamte Fahrleistung geteilt. Der so ermittelte Kilometersatz darf danach weiterverwendet werden, bis sich die Verhältnisse ändern, etwa durch ein anderes Auto oder das Ende der Abschreibung.

Gehört dazu

Abschreibung, Kraftstoff, Öl, Wartung, Reparaturen, Reifen, Kfz-Steuer, Haftpflicht und Kasko, Automobilclub, Garagenmiete, Zinsen für einen Autokredit, Leasingraten.

Gehört nicht dazu

Parkgebühren, Maut, Bußgelder, Unfallkosten. Parken und Maut werden neben dem Kilometersatz angesetzt, Unfallkosten gesondert.

Der Einzelnachweis lohnt sich vor allem bei teuren oder neuen Autos, deren Wertverlust hoch ist, und bei vielen Dienstkilometern. Bei einem abgeschriebenen Kleinwagen liegen die tatsächlichen Kosten oft unter 0,30 €, dann bleibt die Pauschale günstiger.

Steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber

Der Arbeitgeber darf Dienstfahrten bis zu 0,30 € je Kilometer steuer- und sozialabgabenfrei erstatten (§ 3 Nr. 16 EStG), bei nachgewiesenen höheren Kosten auch den individuellen Kilometersatz. Was darüber hinaus gezahlt wird, ist steuerpflichtiger Arbeitslohn.

• Anspruch: Wer auf Weisung des Arbeitgebers mit dem eigenen Auto fährt, hat nach § 670 BGB analog einen Anspruch auf Ersatz der Aufwendungen, auch wenn der Arbeitsvertrag nichts regelt. Viele Tarifverträge und Reisekostenrichtlinien legen einen Satz fest, im öffentlichen Dienst das Reisekostenrecht von Bund oder Land.
• Abrechnung: monatlich, quartalsweise oder jährlich über eine Reisekosten- oder Fahrtkostenabrechnung mit Datum, Ziel, Anlass und Kilometern jeder Fahrt.
• Vereinbarung: Eine schriftliche Regelung über Satz, Abrechnungsweg und Haftung bei Schäden vermeidet Streit.

Erstattet der Arbeitgeber die vollen 0,30 € je Kilometer, entstehen keine eigenen abzugsfähigen Kosten, in der Steuererklärung ist für diese Fahrten nichts anzusetzen. Wer Dienstfahrten regelmäßig mit dem eigenen Auto macht und dafür zu wenig erhält, kann die Abrechnung mit dem eigenen Kilometersatz begründen.

Differenz als Werbungskosten absetzen

Zahlt der Arbeitgeber weniger als 0,30 € je Kilometer oder gar nichts, wird die Differenz als Werbungskosten in der Anlage N angesetzt, im Abschnitt Reisekosten bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten.

Wie bei der Pendlerpauschale wirken diese Werbungskosten erst, soweit alle Werbungskosten zusammen den Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 € übersteigen. Wer schon mit dem Arbeitsweg darüber liegt, spart für jeden weiteren Euro den persönlichen Grenzsteuersatz, bei 30 % also 90 € auf 300 € Differenz.

Wer keine erste Tätigkeitsstätte hat, etwa im Außendienst mit wechselnden Kunden, auf ständig wechselnden Baustellen oder als Pflegekraft im ambulanten Dienst, setzt alle beruflichen Fahrten mit 0,30 € je gefahrenem Kilometer an. Eine Ausnahme bildet ein vom Arbeitgeber festgelegter Sammelpunkt, für den die Entfernungspauschale gilt.

Fahrtenbuch und Nachweise

Für die Pauschale ist kein Fahrtenbuch im strengen Sinn vorgeschrieben. Finanzamt und Arbeitgeber verlangen aber, dass jede Fahrt nachvollziehbar ist. Diese Angaben gehören in die Aufzeichnung:

Datum

Tag der Fahrt, bei mehreren Fahrten am selben Tag jede einzeln.

Ziel und Reiseweg

Start, Zwischenstopps und Zielort mit Anschrift, bei Umwegen der Grund.

Anlass

der berufliche Grund mit Name von Kunde oder Veranstaltung. „Dienstfahrt“ allein genügt nicht.

Kilometer

gefahrene Kilometer oder Kilometerstand zu Beginn und Ende, Hin- und Rückweg.

Belege

Parkscheine, Mautquittungen, Fährtickets; beim Einzelnachweis zusätzlich alle Rechnungen für Kraftstoff, Versicherung, Steuer, Werkstatt und Anschaffung sowie der Kilometerstand zu Beginn und Ende des Jahres.

Ein Kalender mit Terminen und eine Tabelle mit Kilometern reichen in der Regel aus. Elektronische Fahrtenbücher per App oder Stecker im Fahrzeug erleichtern die Erfassung. Belege und Aufzeichnungen werden nicht mit der Steuererklärung eingereicht, aber aufbewahrt, weil das Finanzamt sie anfordern kann.

Unfallkosten auf der Dienstfahrt

Die Kilometerpauschale deckt den normalen Betrieb ab, keine Unfallschäden. Entsteht ein Schaden auf einer beruflich veranlassten Fahrt, sind die Kosten zusätzlich als Werbungskosten absetzbar: Reparatur, Abschleppen, Mietwagen während der Reparatur, Selbstbeteiligung der Kaskoversicherung und die Wertminderung, wenn das Auto nicht repariert wird. Abgezogen wird, was Versicherung oder Arbeitgeber ersetzen.

• Ersatz durch den Arbeitgeber: Hat der Arbeitgeber die Fahrt mit dem Privatauto angeordnet oder gebilligt, muss er nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts Unfallschäden in der Regel ersetzen, wie es bei einem Dienstwagen der Fall wäre. Grobe Fahrlässigkeit oder Vorsatz mindern oder schließen den Anspruch aus.
• Kilometergeld mit Risikoanteil: Zahlt der Arbeitgeber einen Satz, der erkennbar auch eine Vollkaskoversicherung abdecken soll, entfällt die Pflicht zum Schadenersatz weitgehend.
• Rückstufung: Der Verlust des Schadenfreiheitsrabatts durch einen Kaskoschaden ist ebenfalls ein Schaden, den der Arbeitgeber je nach Fall ausgleichen muss.

Bußgelder aus der Fahrt sind weder Werbungskosten noch steuerfrei erstattungsfähig. Unfallbericht, Polizeiprotokoll, Reparaturrechnung und die Abrechnung der Versicherung gehören zu den Unterlagen.

Selbstständige: Privatauto betrieblich nutzen

Für Selbstständige und Freiberufler hängt die Abrechnung davon ab, wie stark das Auto betrieblich genutzt wird. Davon bestimmt sich, ob es zum Privat- oder zum Betriebsvermögen gehört.

• Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte werden auch bei Selbstständigen nur mit der Entfernungspauschale von 0,38 € je Kilometer der einfachen Entfernung angesetzt.
• Bei Elektroautos im Betriebsvermögen gilt statt 1 % ein Satz von 0,25 % des Bruttolistenpreises, wenn dieser bestimmte Grenzen nicht übersteigt.
• Für den Vorsteuerabzug aus Tankquittungen muss das Fahrzeug dem Unternehmen zugeordnet sein; gewerbliche Tankkarten bündeln die Belege.
• Aufzeichnungen mit Datum, Ziel, Anlass und Kilometern führen auch Selbstständige für jede betriebliche Fahrt.

Wer einen Dienstwagen vom Arbeitgeber auch privat fährt und den Kraftstoff für Privatfahrten selbst bezahlt, kann diese Kosten vom geldwerten Vorteil abziehen. Für Fahrten im Ehrenamt können je nach Verein steuerfreie Erstattungen im Rahmen der Ehrenamts- oder Übungsleiterpauschale in Frage kommen.